2. Zakres i źródła danych

• dane identyfikacyjne i kontaktowe, np. imię, nazwisko, firma, e-mail i telefon;
• dane inwestycji i zapytania: lokalizacja, wymiary, parametry ogrodzenia, zdjęcia, dokumentacja i treść korespondencji;
• dane ofert, umów, dostaw, montażu, płatności i reklamacji;
• dane techniczne: adres IP, urządzenie, przeglądarka, data wizyty i logi serwera;
• identyfikatory i informacje zapisane w cookies lub podobnych technologiach.

Dane otrzymujemy bezpośrednio od osoby, której dotyczą, od podmiotu, który reprezentuje, albo automatycznie podczas korzystania z serwisu.

3. Zapytania i korespondencja

Dane podane w formularzu, e-mailu lub rozmowie telefonicznej przetwarzamy w celu odpowiedzi, przygotowania wyceny oraz podjęcia działań na żądanie osoby przed zawarciem umowy – art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Zwykłą korespondencję biznesową możemy również obsługiwać na podstawie uzasadnionego interesu polegającego na komunikacji i prowadzeniu działalności – art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Prosimy nie przekazywać danych szczególnych kategorii ani informacji, które nie są potrzebne do obsługi zapytania.

4. Oferty, umowy i obsługa klienta

Dane przetwarzamy w celu zawarcia i wykonania umowy, w tym pomiaru, przygotowania produktu, dostawy, montażu, kontaktu operacyjnego, płatności, odbioru, serwisu i reklamacji – art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

Dane przedstawicieli, pracowników i osób kontaktowych klientów biznesowych przetwarzamy w uzasadnionym interesie związanym z realizacją współpracy i utrzymywaniem relacji biznesowych – art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

5. Obowiązki prawne i roszczenia

• dokumenty księgowe i podatkowe – art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
• realizacja obowiązków wynikających z przepisów konsumenckich i innych właściwych regulacji – art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
• ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń oraz dokumentowanie ustaleń – uzasadniony interes, art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

6. Serwis, bezpieczeństwo i statystyka

Dane techniczne i logi mogą być przetwarzane w celu udostępniania serwisu, ochrony przed nadużyciami, diagnozowania błędów, wykonywania kopii bezpieczeństwa oraz zapewnienia ciągłości działania. Podstawą jest wykonanie bezpłatnej usługi elektronicznej lub uzasadniony interes administratora – art. 6 ust. 1 lit. b lub f RODO.

Analityka wymagająca zgody jest uruchamiana dopiero po jej udzieleniu. Zgodę można wycofać w dowolnym momencie.

7. Cookies i ustawienia języka

Serwis może używać cookies niezbędnych do działania, bezpieczeństwa, zapamiętania ustawień – w tym wyboru języka – oraz utrzymania sesji. Podstawą stosowania technologii niezbędnych jest zapewnienie żądanej funkcji serwisu.

Cookies analityczne lub marketingowe, jeżeli zostaną zastosowane, wymagają uprzedniej zgody w zakresie przewidzianym prawem. Użytkownik może usuwać lub blokować cookies w przeglądarce; ograniczenie cookies niezbędnych może spowodować, że część funkcji nie będzie działać.

Moduł automatycznego tłumaczenia może łączyć się z zewnętrznym dostawcą tłumaczeń i przekazywać mu dane techniczne, takie jak adres IP, rodzaj przeglądarki oraz treść strony potrzebną do wykonania tłumaczenia.

8. Odbiorcy danych

Dane mogą otrzymywać podmioty wspierające Top-Fence w zakresie hostingu, IT, poczty elektronicznej, kopii zapasowych, księgowości, obsługi prawnej, płatności, transportu, montażu, serwisu, analityki i tłumaczeń – wyłącznie w zakresie potrzebnym do danego celu i na odpowiedniej podstawie prawnej.

Dane mogą zostać udostępnione organom publicznym, jeżeli wymagają tego przepisy. Top-Fence nie sprzedaje danych osobowych.

9. Przekazywanie poza EOG

Niektórzy dostawcy technologii mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. W takim przypadku stosujemy mechanizmy wymagane przez RODO, w szczególności decyzję Komisji Europejskiej stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony, standardowe klauzule umowne oraz – gdy jest to potrzebne – dodatkowe zabezpieczenia.

Informację o konkretnym mechanizmie można uzyskać, pisząc na top@top-fence.eu.

10. Okres przechowywania

• zapytania bez zawarcia umowy – przez czas obsługi oraz okres niezbędny do wykazania ustaleń i ochrony przed roszczeniami;
• dane umowne – przez czas realizacji, a następnie do upływu właściwych terminów przedawnienia;
• dokumenty podatkowe i księgowe – przez okres wymagany prawem;
• dane oparte na zgodzie – do jej wycofania albo ustania celu;
• logi i cookies – przez okres wynikający z bezpieczeństwa, funkcji danego pliku lub ustawień dostawcy.

Po upływie właściwego okresu dane są usuwane lub anonimizowane, chyba że dalsze przechowywanie wynika z prawa.

11. Prawa osoby

W zależności od podstawy przetwarzania przysługuje prawo dostępu do danych i kopii, sprostowania, usunięcia, ograniczenia, przenoszenia, wniesienia sprzeciwu oraz wycofania zgody. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.

Wniosek można przesłać na top@top-fence.eu. Dla ochrony danych możemy poprosić o potwierdzenie tożsamości. Odpowiadamy w terminach wynikających z RODO.

Przysługuje również skarga do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych: uodo.gov.pl.

12. Dobrowolność i decyzje automatyczne

Podanie danych jest dobrowolne, ale może być niezbędne do otrzymania odpowiedzi, wyceny albo wykonania umowy. Dane wymagane do faktury lub realizacji obowiązków ustawowych są obowiązkowe w odpowiednim zakresie.

Nie podejmujemy wobec użytkowników decyzji wywołujących skutki prawne wyłącznie w sposób zautomatyzowany. Automatyczne obliczenia kalkulatora i tłumaczenia mają charakter pomocniczy.

13. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne adekwatne do ryzyka, w tym kontrolę dostępu, aktualizacje, kopie bezpieczeństwa i zabezpieczenia transmisji. Dostęp do danych otrzymują wyłącznie osoby i podmioty, które potrzebują go do wykonywania powierzonych zadań.